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1 avril 2019 Destruction des archives / désarchivage

Désarchiver ses documents professionnels : une démarche économique

La désarchivage et la destruction de documents : une obligation légale pour les entreprises

Toute entreprise, quelle que soit son activité, est détentrice de documents qu’elle doit conserver et archiver. Certaines entreprises et administrations sont dans l’obligation d’archiver des quantités très importantes de documents, comme les établissements de santé ou les entreprises juridico-financières. Cela représente un coût de gestion qui doit être maîtrisé au mieux.

La destruction d’archives grâce à une organisation du tri

Quand on considère que la durée de conservation légale de la majorité des documents d’une entreprise se limite à quelques années (trois à dix ans), il est fort probable que bien des archivages soient inutiles. Il est fondamental de procéder à un rigoureux tri des archives selon leurs durées légales de conservation afin de détruire celles qui sont périmées. En effet, celles-ci occupent souvent inutilement des espaces immobiliers qui ne sont pas suffisamment rentabilisés et dont l’entretien s’avère coûteux. Par ailleurs, la multiplication des archives inutiles porte atteinte à la productivité du personnel en multipliant et en prolongeant le temps de rangement et de recherche des documents.

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Les solutions de destruction d’archives sur-mesure de Privacia

Pour ces raisons, l’intérêt économique d’un désarchivage est un élément de gestion entrepreneuriale non négligeable. Mais la destruction d’archives nécessite non seulement une organisation du tri des documents périmés mais encore une organisation de la collecte des déchets, et une sécurisation de la confidentialité de ceux-ci. Enfin, dans le respect de la réglementation des cinq flux, un recyclage des déchets cartons et papiers doit être réalisé.

Privacia entreprise de tri, de collecte et de recyclage des déchets est particulièrement efficace et disponible soit de façon ponctuelle, soit de façon récurrente afin de mettre en œuvre dans votre entreprise ou votre administration le tri, la collecte, la destruction et le recyclage des déchets d’archives. La mise en œuvre par Privacia de la destruction d’archives permet une bonne gestion des coûts prévisionnels de désarchivage dans le respect réglementaire de la confidentialité et de leur recyclage. Privacia met en place sur site des containers à serrures pour une collecte sécurisée des déchets. Puis, des camions broyeurs Privacia de dernière génération acceptant à la fois les archives papiers et cartons et les archives dématérialisées sur supports informatiques. L’ensemble de ces déchets sera réduit en confettis millimétriques à l’abri pendant toute la procédure de toute intrusion humaine indiscrète.

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