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3 juillet 2019 Destruction archives et documents confidentiels, Destruction papier

La politique papier : comment en faire un pilier de la démarche RSE ?

Rationalisation du rapport à la ressource papier, destruction des documents papiers confidentiels inutilisés, formalisation de la politique de recyclage… les bonnes pratiques d’une démarche RSE efficace sont connues de tous. Mieux : elles sont souvent pratiquées, même s’il leur manque la composante formelle. En effet, les enjeux environnementaux d’une « bonne » politique papier sont aujourd’hui mieux appréhendés dans le milieu de l’entreprise. Seulement voilà : elle est rarement approchée sous l’angle de la stratégie RSE…

En amont : la prise de conscience et la sensibilisation pour susciter l’engagement des collaborateurs

Le traitement des déchets papier est à bien des égards l’emblème du virage environnemental amorcé par nos sociétés. En effet, une utilisation déraisonnée et déraisonnable, qui ne laisse pas de place au recyclage, est responsable d’une cascade de contretemps au détriment d’une stratégie RSE efficace : conversion de forêts naturelles en plantation, perte de biodiversité, dégradation des écosystèmes, émission de CO2, etc.

En France, la consommation annuelle de papier caracole à 8,8 millions de tonnes par an, soit 279 kilos par seconde, et 136 kg de papier par habitant et par an. C’est environ 3,2% de la consommation mondiale, et la France occupe la 22e place sur le classement des plus gros consommateurs de papier dans la planète. L’enjeu est donc de taille, à la fois sur la question de la rationalisation de la consommation, sur l’orientation de l’achat vers un papier labélisé et sur le recyclage à travers le traitement des déchets. Pour favoriser l’engagement des collaborateurs et du top management sur la question de la politique papier, il s’agira dans un premier temps de communiquer massivement sur ces données et de sensibiliser sur le rôle de l’entreprise et de la stratégie RSE, à son échelle, dans la préservation de l’environnement.

La politique d’achat de papier : déclencher le cercle vertueux du recyclage

Après avoir réalisé un diagnostic d’ensemble sur les quatre volets classiques que sont la consommation, le choix des fournisseurs, les efforts de recyclage et la gouvernance, nous nous intéresserons à la politique d’achat de papier de l’entreprise :

  •         Est-ce du papier recyclé ?
  •         Est-ce du papier labélisé Imprim’Vert ?
  •         Quels sont les critères de sélection des ramettes de papier ?
  •         A quelle distance se situe l’imprimerie qui fournit l’entreprise ?
  •         Quelles sont les caractéristiques de l’encre utilisée pour les en-têtes ?
  •         Qu’advient-t-il des déchets papier ?

La réponse à ces questions permettra dans un premier temps de dresser le profil de l’entreprise et de comparer « sa performance papier » aux moyennes nationales.

Recyclé, labélisé ou classique : le papier sous toutes ses coutures

Raisonnons par l’absurde : si l’accès au papier recyclé ou labélisé nécessite des milliers de kilomètres de transport, l’entreprise gagnerait à opter pour des ramettes de papier classiques. Heureusement, la France ne présente pas ce cas de figure, et les fabricants ont intégré le critère éco-friendly pour maintenir leur compétitivité. Il appartient donc à l’entreprise de sourcer ses fournisseurs et de soumettre ses achats à des critères rationnels : papier recyclé ou labélisé, distance entre l’imprimerie et l’entreprise, prix, qualité, etc. Des labels sont là pour aiguiller les choix de l’entreprise souhaitant adopter une démarche rse : Ange bleu en Allemagne, Nordic Swan dans les pays scandinaves ou encore Ecolabel, le label écologique européen. Est-ce que toutes les entreprises peuvent se permettre ces achats ? Non… mais ce sera vraisemblablement le cas dans un avenir proche. En effet, le papier recyclé coûtait 20% de plus que le papier classique il y a une demi-douzaine d’années. Aujourd’hui, l’écart de prix oscille plutôt autour de 10%.

Forte de son expérience en la matière, Privacia vous propose une prestation de collecte et de recyclage de papier bureau s’intégrant ainsi dans la démarche RSE des entreprises. Nous mobilisons des moyens de stockage et de collecte adaptés, collectons réalisons la collecte papier sur site et prenons en charge le transport vers le centre de traitement. Les déchets sont ensuite triés et transformés (ou stockés) avant de passer à l’étape de la fabrication et de la réutilisation. Pour vous accompagner dans la valorisation de votre démarche éco-responsable dans le cadre d’une politique stratégie RSE, source d’avantage compétitif, nos conseillers vous proposent en output un Reporting Environnemental pour une traçabilité absolue.

Quid de la destruction des documents papiers confidentiels ?

Une fois la politique papier mise en place, il s’agira de l’appliquer à tous les scénarios, en prenant soin de l’adapter selon le contexte. Ainsi, la destruction des documents confidentiels, qui peuvent contenir des informations sensibles sur un procédé industriel, des négociations, une fusion imminente ou encore des accès restreints doit se plier aux règles de l’art pour assurer la cohérence de la posture éco-responsable de l’entreprise.

Selon la dernière étude qui s’est intéressée à la question en 2014 (PwC), seules 40% des entreprises formalisent clairement le processus d’archivage interne et de destruction des documents papier et seules 27% formalisent clairement leurs process de sécurisation, d’archivage et de destruction des documents confidentiels. Parmi les freins évoqués, citons les caractères « chronophages » et « complexes » de la chose, ce qui explique le choix de l’externalisation vers des experts comme Privacia. Notons également que l’entrée en vigueur du RGPD impose désormais aux entreprises une rigueur irréprochable sur les données personnelles détenues en interne, que ce soit sous format papier ou numérique, au risque de subir de lourdes amendes. Il s’agit pour l’entreprise de sécuriser les mouvements des documents papier et de les détruire, le cas échéant, pour empêcher toute ré-exploitation ultérieure et de renforcer ainsi la démarche rse.

Chez Privacia, nous déployons un processus entièrement sécurisé de destruction papiers confidentiels et de traitement des déchets depuis l’entreposage des documents dans des conteneurs sécurisés jusqu’au recyclage des balles pour papier ménage et administratif, avec remise du certificat de destruction comportant les détails de l’opération (heure, poids, etc.).

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